När du ingår avtal med oss, besöker våra webbsidor, använder chatten på våra webbsidor, kontaktar kundservice, loggar in på vår kundportal eller tar emot marknadsföring från oss, behandlar vi personuppgifter som kan kopplas till dig som person.

Denna integritetspolicy beskriver hur vi behandlar dina personuppgifter och vilka rättigheter du har enligt gällande dataskyddsregler.

Om du har frågor om denna integritetspolicy kan du kontakta oss på post@noova.no

‍

1.Vad är personuppgifter och vem ansvarar för dem?

Personuppgifter är information och bedömningar om en identifierad eller identifierbar fysisk person. Detta kan till exempel vara namn, telefonnummer, e-postadress eller IP-adress. All insamling, registrering, sammanställning, lagring och utlämning av personuppgifter kallas behandling av personuppgifter.

All behandling av personuppgifter i Norge omfattas av personuppgiftslagen från 2018, som införlivar GDPR. Datatilsynet utövar tillsyn över lagen. Den som bestämmer ändamålet med behandlingen av personuppgifter kallas personuppgiftsansvarig. Den personuppgiftsansvarige ska säkerställa att personuppgifter behandlas i enlighet med gällande regelverk.

Noova är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter enligt denna integritetspolicy. Du kan kontakta oss via post@noova.no, Postboks 220, 4001 Stavanger, eller per telefon på +47 51 61 01 70.

2. Varför samlar vi in personuppgifter och vilken information samlar vi in?

På Noova vill vi ge dig den bästa möjliga upplevelsen av våra tjänster och i kontakten med oss. Vi samlar in och använder personuppgifter som du själv lämnar till oss, genom hur du använder våra tjänster och genom dina besök på vår webbplats.

Vi får också vissa uppgifter från tredje parter, som kan vara både offentliga och privata aktörer. Detta kan till exempel vara användningsdata från HubSpot.

Vi samlar in och behandlar dessa personuppgifter för att kunna ingå och uppfylla ett avtal med dig (GDPR art. 6(1)(b)), baserat på ditt uttryckliga samtycke (GDPR art. 6(1)(a)), utifrån vårt berättigade intresse av att ge dig bästa möjliga upplevelse av vår webbplats och våra tjänster, samt vårt berättigade intresse av att hantera rättsliga krav (GDPR art. 6(1)(f)), liksom för att uppfylla våra rättsliga förpliktelser (GDPR art. 6(1)(c)).

Vi behandlar i regel inte särskilda kategorier av personuppgifter, såsom hälsouppgifter.

Nedan beskriver vi de specifika situationer där vi behandlar dina personuppgifter, vilka kategorier av uppgifter det gäller och vilken rättslig grund som används.

Om du kontaktar oss genom att skicka e-post till vårt kundcenter, fylla i kontaktformuläret på webbplatsen, använda vår chattfunktion eller ringa oss, kommer du att lämna information om dig själv. I dessa fall behandlar vi personuppgifter som: namn, e-postadress, telefonnummer, företagsinformation samt all annan information som du väljer att dela med oss. Hur chatten Noova Bot fungerar beskrivs i ett eget avsnitt nedan.

Vi behandlar dessa uppgifter för att kunna genomföra ett avtal med dig (GDPR art. 6(1)(b)) eller utifrån vårt berättigade intresse att besvara dina förfrågningar (GDPR art. 6(1)(f)).

Om du prenumererar på vårt nyhetsbrev samlar vi in namn, e-postadress, telefonnummer och företagsinformation. Vi behandlar dessa uppgifter utifrån vårt berättigade intresse att följa upp våra kunder genom att skicka relevant information och nyheter om våra tjänster (GDPR art. 6(1)(f), se även marknadsföringslagen § 15(3)). Du kan när som helst avregistrera dig genom att kontakta oss på hej@noova.se.

Om du inte är kund hos oss är den rättsliga grunden för utskick av sådana e-postmeddelanden ditt uttryckliga samtycke (GDPR art. 6(1)(a)). Du kan enkelt avregistrera dig via länken i våra utskick.

Du är välkommen att söka jobb hos oss genom att skicka e-post till hej@noova.se. Vid rekrytering behandlar vi bland annat CV, ansökan, intyg, intervjunoteringar och resultat från referenskontroller, vilket innebär behandling av personuppgifter.

Grunden för denna behandling är att det är nödvändigt för att vidta åtgärder innan ett eventuellt anställningsavtal ingås (GDPR art. 6(1)(b)). Utför vi kontroller utöver kontakt med angivna referenser, såsom bakgrundssökningar, sker detta utifrån vårt berättigade intresse att säkerställa rätt kandidat för tjänsten (GDPR art. 6(1)(f)).

När vi ingår ett kundavtal med ett företag som du representerar upprättar vi ett personuppgiftsbiträdesavtal med kunden. Detta kan du se här. Vi behandlar personuppgifter utifrån vårt berättigade intresse att ingå eller uppfylla ett avtal med företaget (GDPR art. 6(1)(f)).

Noova Bot: AI-assistenten på våra webbsidor

Om du använder Noova Bot, chattassistenten på våra webbsidor, får du svar som skapas av artificiell intelligens (AI). Svaren skapas automatiskt och kan innehålla fel. De är inte ett bindande erbjudande eller personlig rådgivning. Dela inte känsliga uppgifter i chatten.

Vad vi behandlar

• Det du skriver i chatten och svaren du får.
• Vilken sida du är på och vilka sidor på vår webbplats du har besökt under samma besök, så att svaren blir relevanta.
• Språk och vilken av våra webbplatser du använder.
• Din IP-adress. Den används bara för att förhindra missbruk och överbelastning (vi begränsar hur många frågor som kan skickas).
• Om du fyller i ett formulär i chatten, till exempel för att bli kontaktad, få support eller anmäla dig till nyhetsbrevet: namn, företag, organisationsnummer, e-post, telefon och det du skriver i kommentarsfältet.

Varför, och rättslig grund

• Svara på dina frågor och driva en säker tjänst: vårt berättigade intresse av att ge dig bra och snabb information och att förhindra missbruk (artikel 6.1 f GDPR).
• När du fyller i ett formulär i chatten för att bli kontaktad eller få support: ditt samtycke (artikel 6.1 a) och åtgärder innan ett eventuellt avtal (artikel 6.1 b). Vi sparar då dina kontaktuppgifter och det du har skrivit i vårt kundsystem (HubSpot) så att vi kan följa upp. Om du anger organisationsnummer slår vi upp det i offentliga företagsregister för att hitta rätt företag.
• Nyhetsbrev: anmälan i chatten behandlas som beskrivs i avsnittet om nyhetsbrev ovan.
• Feedback på svar: om du trycker "Bra svar" eller "Inte till hjälp" sparar vi frågan och svaret i 60 dagar för att förbättra assistenten. Vid "Inte till hjälp" kan du också kort skriva vad som var fel. E-postadresser och telefonnummer döljs automatiskt (artikel 6.1 f GDPR).

Hur länge uppgifterna sparas

• Vanliga chattsamtal sparas inte på våra servrar. Samtalet skickas till AI-leverantören enbart för att skapa svaret.
• Undantag: om ett samtal ser ut som ett försök att få ut affärsinformation, till exempel från en konkurrent, sparar vi det i 30 dagar med e-postadresser och telefonnummer dolda, så att vi kan upptäcka och stoppa missbruk (artikel 6.1 f GDPR).
• Frågor som chatten inte kan besvara i kundtjänstdelen sparar vi i 60 dagar tillsammans med de senaste meddelandena i samtalet, med e-postadresser och telefonnummer dolda, så att kundtjänst kan lägga in rätt svar (artikel 6.1 f GDPR).
• IP-adressen raderas automatiskt efter högst 25 timmar.
• På din egen enhet sparas samtalet i webbläsaren i upp till 7 dagar så att du kan fortsätta där du slutade. Uppgifter du har fyllt i ett formulär sparas i upp till 180 dagar så att du slipper skriva dem igen. Du kan radera detta själv med "Börja om" i chatten eller genom att rensa webbläsardata.
• Ärenden i kundsystemet sparas så länge det behövs för att följa upp ärendet och en eventuell kundrelation.

Leverantörer

Anthropic PBC (USA) levererar AI-modellen och Cloudflare, Inc. (USA) driver tjänsten. Uppgifterna vi sparar om chatten finns i Cloudflares lagring inom EU. HubSpot, Inc. tar emot formulären och sparar dem i HubSpots datacenter inom EU (Frankfurt). Slack Technologies, LLC (USA) tar emot interna varningar om möjligt missbruk av chatten, med e-postadresser och telefonnummer dolda. De behandlar uppgifterna för vår räkning enligt personuppgiftsbiträdesavtal. Överföring till USA sker med stöd av EU-USA Data Privacy Framework och/eller EU-kommissionens standardavtalsklausuler (SCC). Anthropic raderar innehållet i chatten inom 30 dagar, men kan behålla meddelanden som bryter mot Anthropics användarvillkor i upp till 2 år. Anthropic använder inte innehållet i chatten för att träna sina AI-modeller.

Inga automatiserade beslut

Noova Bot fattar inga beslut om dig som har rättslig verkan eller på liknande sätt påverkar dig i betydande grad (artikel 22 GDPR). Det är alltid en människa hos oss som följer upp ett ärende.

Användningsstatistik

Vi registrerar anonym statistik om hur chatten används i vårt analysverktyg (Matomo), till exempel att chatten öppnades eller att ett formulär skickades. Vi registrerar inte vad du skriver.

3. Cookies

Vi använder cookies för att förenkla din användning av våra webbplatser, ge en fungerande webbplats och säkerställa bästa möjliga användarupplevelse. Cookies är små datafiler som lagrar information om hur du använder en webbplats. Informationen lagras i webbläsaren du använder, alltså hos dig.

Vi använder nödvändiga cookies baserat på vårt berättigade intresse av att tillhandahålla en fungerande webbplats (GDPR art. 6(1)(f)). Alla andra cookies används baserat på ditt samtycke (GDPR art. 6(1)(a)). Användning av cookies är standardfunktionalitet på de flesta webbplatser. Alla moderna webbläsare accepterar cookies som standard, men ger samtidigt möjlighet att inaktivera dem. Observera att webbplatsen kanske inte fungerar som förväntat om du stänger av cookies.

För mer information om vilka cookies vi använder och hur länge de lagras, se vår cookie-banner. Klicka här för att läsa all information om våra cookies.

Noova Bot använder webbläsarens lokala lagring (localStorage och sessionStorage) i stället för cookies. Den kommer ihåg samtalet, ditt språkval, det du har fyllt i formulär och om du har besökt oss tidigare, så att välkomstmeddelandet kan anpassas. Detta sparas bara på din enhet och kan raderas genom att rensa webbläsardata.

4. Delar vi personuppgifter med tredje parter?

Vi lämnar inte ut dina personuppgifter till andra om du inte samtycker till det (GDPR art. 6(1)(a)), eller om det finns en annan rättslig grund för delningen. Exempel på sådana grunder är att det är nödvändigt för att uppfylla ett avtal med dig (GDPR art. 6(1)(b)), att vi har en lagstadgad skyldighet att lämna ut dina uppgifter (GDPR art. 6(1)(c)), eller att delningen kan rättfärdigas utifrån vårt berättigade intresse (GDPR art. 6(1)(f)).

Vi använder underleverantörer eller tjänsteleverantörer för att samla in, lagra eller på annat sätt behandla personuppgifter för vår räkning ("personuppgiftsbiträden"). I dessa fall har vi ingått avtal för att säkerställa informationssäkerheten i alla delar av behandlingen.

För webbplatserna och chatten använder vi bland annat HubSpot (kundsystem och formulär), Cloudflare (drift), Anthropic (AI-modellen bakom Noova Bot) och Slack (interna varningar från chatten).

Det kan också förekomma att vi använder leverantörer eller behandlar personuppgifter utanför EES. Vid sådana tillfällen sker överföringen och behandlingen alltid i enlighet med GDPR kapitel V och baseras på en giltig överföringsmekanism för att säkerställa skyddet av dina personuppgifter. Du kan få information om vilken mekanism som används genom att kontakta oss.

‍

5. Dina rättigheter när vi behandlar personuppgifter om dig

Nedan följer dina rättigheter när vi behandlar dina personuppgifter. Förfrågningar om insyn, radering, rättelse eller annan behandling av dina personuppgifter kan göras genom att kontakta oss via e-post eller telefon enligt kontaktinformationen i punkt 1. Du kan också ändra information som finns lagrad om dig genom att logga in på "Min sida" i kundportalen.

Vi kommer att besvara din förfrågan så snart som möjligt, och senast inom en månad.

• Rätt till insyn:
Du har rätt att få information om vilka personuppgifter vi har lagrat om dig och rätt att få åtkomst till dessa uppgifter.

• Rättelse och radering:
Uppgifterna vi har om dig ska vara korrekta och uppdaterade. Om du upptäcker ett fel uppmanar vi dig att kontakta oss så att informationen kan korrigeras. Du kan också kontakta oss om du önskar att uppgifter raderas. Vi kommer i möjligaste mån att tillmötesgå en begäran om radering, men kan inte göra det om vi fortfarande behöver uppgifterna.

• Begränsning av behandling:
Du har en generell rätt att begära att vi stoppar behandlingen av dina personuppgifter, exempelvis om du anser att behandlingen är olaglig och inte vill att vi raderar uppgifterna innan saken har utretts.

• Dataportabilitet:
För uppgifter som du har lämnat till oss och som är nödvändiga för att genomföra ett avtal, och som behandlas automatiskt (inte manuellt), kan du begära att få personuppgifterna utlämnade eller överförda till en annan leverantör i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format.

• Rätt att invända:
Du har rätt att invända mot vår behandling av dina personuppgifter om det finns särskilda skäl kopplade till din situation.

• Rätt att klaga:
Om du inte är nöjd med hur vi behandlar dina personuppgifter har du rätt att klaga till Integritetsskyddsmyndigheten. Vi rekommenderar dock att du kontaktar oss först så att eventuella oklarheter kan redas ut.

• Behandling baserad på samtycke:
Om vi behandlar personuppgifter baserat på ditt samtycke kan du när som helst återkalla detta. Det enklaste sättet är att använda den metod som angavs när du gav ditt samtycke, eller att kontakta oss.

6. Informationssäkerhet

All behandling av personuppgifter skyddas med nödvändiga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder. Vi hanterar information så att den är korrekt, tillgänglig och behandlad i enlighet med uppgifternas känslighetsnivå. Vi använder även olika säkerhetsteknologier och rutiner för att skydda personuppgifter mot obehörig åtkomst, användning eller utlämning. Det genomförs riskbedömningar för all behandling av personuppgifter.

Vi har ingått personuppgiftsbiträdesavtal med alla leverantörer som behandlar personuppgifter för vår räkning, och dessa åtar sig att upprätthålla samma säkerhetsnivå som vi gör i vår egen behandling.

Vi begränsar åtkomsten till personuppgifter till den personal eller de tredje parter som behöver behandla uppgifterna för vår räkning. Dessa aktörer är bundna av sekretess.

Det finns etablerade rutiner för hantering av incidenter och personuppgiftsbrott. Om ett brott inträffar som innebär risk för de registrerades integritet kommer vi att rapportera incidenten till Integritetsskyddsmyndigheten så snart som möjligt och senast inom 72 timmar efter att den upptäckts. Om brottet sannolikt medför hög risk för de drabbade kommer vi även att informera dem direkt.

‍

7. Ändringar i denna integritetspolicy

Vi kan uppdatera denna integritetspolicy med jämna mellanrum för att återspegla eventuella ändringar på webbplatsen eller i våra integritetsrutiner. Vid väsentliga ändringar kommer vi att informera särskilt för de tjänster som berörs.

‍